TEMA VII. ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS

1. Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

1.    Las nuevas tecnologías no pueden pensarse como un sustituto de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de la empresa dependen de una adecuada gestión, que las TIT pueden, sin duda, pueden potenciar y complementar.

2.    Las nuevas tecnologías e Internet, no deben idearse como una moda o una forma de estar al día. Lo mejor es seguir la decisión de una evaluación en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.

3.    Los beneficios a corto plazo, no deben ser una medida del éxito.  Si la inversión se realiza esperando recuperarla en lapsos breves, lo más recomendable es que desista de la idea o que la decisión se postergue. Aunque cada día más baratas, accesibles y con mayor capacidad, la instalación de las nuevas tecnologías demanda de una inversión de recursos de los que es necesario disponer al momento de iniciar su instalación.

4.    Las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.

2. Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.

a)    Las empresas pequeñas y medianas carecen de un papeleo excesivo y ello facilita el proceso de toma de decisiones.

b)    Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de un sentimiento especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.

c)    Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general padecen las grandes empresas.

d)    Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

3. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

a)    Propiciar el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.

b)    Conferir al empresario los criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades y ventajas que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión.

c)    Suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos positivos que su uso provocará en la empresa.

d)    Desarrollar de manera ordenada las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.

e)    Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto-diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir situar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.

f)     Proveer el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

La metodología contiene ejes básicos y las posibilidades que ofrece el uso de las TIT y en esa medida operan como un modelo. Dicho modelo se construye a partir de la información que arrojan las mejores prácticas gerenciales que desarrollan las empresas conectadas y en red y de la caracterización de todas las facilidades que ofrecen las TIT. De este modo, las mejores prácticas se erigen en un benchmarking (Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más fuertes o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria) contra quien se compara la situación actual de la empresa en donde se piensa implementar las TIT.

La información que se obtiene permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugiere.

En el siguiente grafico se presenta de un modo general y simplificado los estadios en los que se ubica la empresa con respecto al uso de las TIT. Cada estadio demanda la ejecución de acciones y medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo sistemático.

Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario, los mismos contienen una serie de preguntas qu el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT. La evaluación de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, aporta una información valiosa para diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.

Las encuestas fueron realizadas a 5 personas pertenecientes al personal administrativo y docente del Instituto Universitario de Tecnología Antonio José de Sucre.

 FASE I: Superando barreras. 

Encuesta #1.

PREGUNTAS		SI	POCO	NADA
1	¿Posee el dueño, gerente o director de la empresa información del sector en el que opera?
2	¿Posee el dueño, gerente o director de la empresa información de cuáles son las tendencias del sector con respecto a las nuevas tecnologías?
3	¿Recibe el dueño, gerente o director de la empresa información periódica acerca de las tendencias, productos y servicios que es posible conseguir en la red?
4	¿Participa periódicamente en seminarios, talleres, cursos sobre el nuevo tema de las nuevas tecnologías en Internet?
5	¿Está suscrita la empresa a revistas e instituciones que suministran información periódica y actualizada en el área de la empresa?
6	¿Es consciente el dueño, gerente o director de la empresa de los beneficios que brinda la instalación de las nuevas tecnologías en la empresa?
7	¿Conoce los beneficios que han alcanzado aquellas empresas del ramo o similares dotados de las nuevas tecnologías e Internet?
8	¿Puede colocar en cifras o en datos cualitativos los beneficios esperados?
9	¿Incentiva actividades destinadas a promover el conocimiento y uso de las nuevas tecnologías de la información y la telecomunicación?
10	¿Tiene la empresa contactos, acuerdos con empresas proveedoras de servicio de asesoría y asistencia técnica en el ámbito de las nuevas tecnologías e Internet?
11	¿Ha establecido contactos con universidades y centros especializados para mejorar su conocimiento de las nuevas tecnologías?
12	¿Ha establecido contacto con organizaciones no gubernamentales y del estado que trabajan en el área de la empresa y las nuevas tecnologías?
13	¿Posee información de instituciones del gobierno que apoya a la PYME en el desarrollo de las nuevas tecnologías?
14	¿Dispone la empresa de un plan de negocio por escrito o se encuentra este en la mente del empresario?
15	¿Utiliza algunas de las facilidades y programas básicos para construir un plan?
16	¿Accede a fuentes de información para capturar datos que justifiquen el plan?
17	¿Realiza búsquedas de información a través de Internet para formular el plan?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	POCO	NADA
49	27	9

De los resultados obtenidos se puede concluir que la empresa ha superado  las barreras de la tecnología, para usar la vanguardia de la tecnología, solo le faltan algunos talleres de capacitación para alcanzar el 100% de optimización.

FASE II: La Decisión

ENCUESTA # 2a

PREGUNTAS		SI	POCO	NADA
1	¿Es consciente del propósito, objetivos y metas que persigue con la instalación de Internet?
2	¿Conoce las principales tendencias en el uso de las nuevas tecnologías en su sector de actividad económica?
3	¿Es consciente el empresario de los impactos que las nuevas tecnologías provocarán, sin duda, en su empresa?
4	¿Cuenta la empresa con el personal clasificado o será necesario prepararlo para ser uso de la nueva tecnología?
5	¿Existen procesos que será necesario modificar como consecuencia de la instalación de Internet en la empresa?
6	¿Es consciente de los cambios que provocará la tecnología en las áreas seleccionadas?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	POCO	NADA
27	3	0

De los resultados obtenidos, se puede concluir que la empresa tiene la decisión de estar conectada con la tecnología, ya que cuenta con usuarios y propietarios que quieren el progreso tecnológico de la empresa y sabes que eso sería bastante provechoso.

Fase III: Caracterización de la situación actual de la empresa

Encuesta # 2b

PREGUNTAS		SI	NO
1	¿Dispone la empresa de los equipos básicos como teléfono, fax, entre otros?
2	¿Utiliza equipos como celulares en la gestión de la empresa para la comunicación interna, el mercadeo, la relación con proveedores?
3	¿Posee computadoras?
4	¿Dispone la empresa de equipos de impresión?
5	¿Dispone de equipos portátiles?
6	¿Utiliza la empresa correo electrónico?
7	¿Dispone la empresa de software actualizado?
8	¿La empresa posee conexión a Internet?
9	¿Los equipos de los que dispone la empresa operan en red interna o de manera aislada?
10	¿Cuenta la empresa con proveedores de servicios de mantenimiento?
11	¿Posee la empresa capacidad interna de mantenimiento de equipos?
12	¿Cuenta la empresa con equipos de seguridad para proteger la información que maneja diariamente?
13	¿Se justificaría realizar alguna inversión en seguridad?
14	¿El capital humano de la empresa posee un adecuado nivel de preparación con respecto al uso de las nuevas tecnologías?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	NO
63	7

De los resultados obtenidos se puede decir que la empresa está a la vanguardia en cuanto a la tecnología,  ya que cuenta con los equipos avanzados como las computadoras, faxes, impresoras, redes alámbricas y software específicos.

FASE IV: Evaluar y Preparar a la organización para Internet

ENCUESTA # 3. Desarrollo de proveedores

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Está satisfecha la empresa con los proveedores que tienen en la actualidad?
2	¿Considera necesario realizar la búsqueda y selección de nuevos proveedores?
3	¿Utiliza Internet para llevar a delante la búsqueda y selección de proveedores?
4	¿Posee la empresa suficiente información acerca de las posibles empresas proveedoras?
5	¿Es necesario complementar la información con nuevos datos que abran nuevas posibilidades de relacionarse con nuevos proveedores?
6	¿Ha buscado información acerca de los costos, precios, diseños de los productos y servicios que ofrecen otras empresas proveedoras?
7	¿Está la empresa en la capacidad de establecer comparaciones en torno a productos, precios, calidades de empresas competidoras y de este modo justificar la selección realizada?
8	¿El número de empresas proveedoras con las que mantiene relación podría justificar utilizar nuevas tecnologías de información y telecomunicación?
9	¿Las empresas proveedoras con la que mantiene relación usan Internet?
10	¿Utilizan Internet como medio de comercialización?
11	¿Cuentan sus empresas proveedoras con página web??
12	¿Desarrollan actividades de comercio electrónico
13	¿Ejercen algún tipo de presión las empresas proveedoras para que utilice nuevas tecnologías e Internet?
14	¿Los pedidos que hace su empresa en términos de número y volumen justificarían la necesidad de conectarse a Internet?
15	¿El volumen de las facturas de compra que realiza podría justificar el uso de Internet?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
39	31	5

De los resultados obtenidos, se puede concluir que el internet es una base fundamental de la empresa internamente ya que con el internet se realizan las comunicaciones con otras extensiones, (Correo electrónicos, fax y teléfonos).

NCUESTA # 4ª. Clientes, publicidad y mercadeo

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Ejercen sus clientes individuales algún tipo de presión para instalar Internet en su empresa?
2	¿Está muy extendido el uso de las nuevas tecnologías en el segmento de la actividad socioeconómica en el que se desempeña?
3	¿Sus clientes empresariales ejercen algún tipo de presión para que haga uso de Internet a objeto de facilitar la relación entre negocios?
4	¿Sus volúmenes de ventas justifican la instalación de Internet en la empresa?
5	¿La cantidad de pedidos es suficiente como para justificar la instalación de las  nuevas tecnologías?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
14	7	4

De los resultados obtenidos, se puede concluir que como la misión de la empresa es ofrecer información actualizada sobre los últimos avances tecnológicos, se exige a la empresa a estar a la vanguardia de la tecnología para facilitar su tarea. La empresa justifica sus ingresos para poder tener la tecnología necesaria para que el trabajo sea efectivo y muy productivo.

ENCUESTA # 4b. Talento Humano

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Conoce el grado de formación del talento humano?
2	¿Posee el nivel requerido de formación para el manejo de las aplicaciones que se pretende introducir en la empresa?
3	¿Está al tanto de las necesidades de formación y actualización del talento humano?
4	¿Está dispuesto a realizar la inversión requerida en la formación del talento humano?
5	¿Conoce el monto de la inversión requerida?
6	¿Está dispuesto a utilizar Internet como medio de formación del talento humano?
7	¿Utiliza Internet para contratar personal?
8	¿Posee información acerca de las posibilidades de utilizar a Internet como medio de contratación de personal?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
29	7	4

De los resultados obtenidos, se puede concluir que la empresa siempre en la búsqueda del mejor talento humano bien sea en el área de docencia como la administración de la empresa (trabajo interno) ya que con personal capacitado en cada una de sus áreas la empresa es más productiva ya que todo es una cadena.

ENCUESTA # 5ª. Administración y Gestión de Empresa

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Qué grado de conocimiento posee el empresario acerca de los programas y facilidades para la gestión administrativa de la empresa?
2	¿Utiliza hojas de cálculo para mantener la información de la administración de la empresa?
3	¿Utiliza la empresa algún programa administrativo?
4	¿Ha evaluado los beneficios que ha generado a la empresa utilizar las nuevas tecnologías para su administración?
5	¿Utiliza algún programa o alguna facilidad para llevar información del inventario, el manejo de nómina, las cuentas por cobrar y pagar, entre otros?
6	¿Utiliza la banca electrónica para consultas, pagar nómina, realizar depósitos, entre otros?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
25	5	0

De los resultados obtenidos, se puede concluir que la empresa está conectada a un programa el cual es el encargado de llevar los inventarios, facturación y contabilidad, además hay un programa de nominas llamado nomina amigo el cual, regula las entradas y salidas de los trabajadores para el pago de sus quincenas y sus horas extras.

ENCUESTA # 5b. Información

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Busca información a través de Internet?
2	¿Utiliza la información de Internet para estar actualizado en relación a los cambios del marco legal y normativa?
3	¿Busca información de mercados y clientes?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
13	2	0

De los resultados obtenidos, se puede concluir que la empresa está al día siempre buscando diferentes informaciones en el internet para actualizarse en softwares específicos y antivirus efectivos.

ENCUESTA # 5c. Seguridad

PREGUNTAS		MUCHO	POCO	NADA
1	¿Es consciente de importancia de la seguridad informática de su empresa?
2	¿Esta dotada la empresa de programas antivirus que puedan impedir el daño potencial de la información y los equipos?
3	¿Protege la empresa sus datos e información?
4	¿Cuáles instrumentos utiliza para proteger los datos?	No aplica
5	¿Almacena y respalda la información?
6	¿Realiza sistemáticamente copias de seguridad de la información y los datos de la empresa?
7	¿Garantiza la seguridad de la información al interior de la empresa?
8	¿Evita la información no deseada?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

MUCHO	POCO	NADA
33	2	0

De los resultados obtenidos, se puede concluir que la empresa está  en manera de seguridad, resguardada por todos lados ya que posee programas de antivirus y claves de accesos a las diferentes áreas de la misma.

ENCUESTA # 6ª. Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales.

PREGUNTAS		SI	NO
1	¿Los equipos de computación que posee la empresa están conectados en red?
2	¿Los equipos de impresión están conectados en red?
3	¿Cuenta la empresa con una política de acceso compartido a programas e información?
4	¿Contempla establecer mecanismos de cooperación con otras empresas para adquirir insumos en mejores condiciones?
5	¿Ha considerado establecer formas de cooperación con otras empresas para realizar incursiones en el mercado internacional, en otros mercados?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	NO
19	6

De los resultados obtenidos, se puede decir que la empresa cuenta con una red LAN, la cual le brinda seguridad a través de claves de acceso a cada personal de la empresa.

ENCUESTA # 6b. Empresas Proveedoras de Nuevas Tecnologías

PREGUNTAS		SI	NO
1	¿La empresa tiene contacto con las empresas proveedoras de nuevas tecnologías?
2	¿Conoce lo que dichas empresas están haciendo para impulsar el uso de nuevas tecnologías?
3	¿Participa en algunos de sus programas de estímulo?
4	¿Ha formulado solicitudes a los gremios que agrupan a estas empresas?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	NO
9	11

De los resultados obtenidos, se puede decir que el propietario de la empresa siempre está a la búsqueda de información de todo lo nuevo para ver si es posible instalarlo a la empresa para agilizar los procesos de la misma.

ENCUESTA # 6c. Gobierno Electrónico y Negocios

PREGUNTAS		SI	NO
1	¿Tiene información acerca de las compras del Estado a través de Internet?
2	¿Conoce de algún organismo que coloque información acerca de proyectos inversiones y requerimientos haciendo uso de la red?
3	¿Está preparada la empresa para hacer las ofertas a través de la red?
4	¿La respuesta a estas interrogantes obligará al empresario a reflexionar en torno a las medidas que deberá adoptar para asegurar la presencia en la red?
5	¿Conoce la existencia del pago de impuestos a través de Internet?
6	¿Está preparado para hacerlo?
7	¿Tiene conocimiento de los requerimientos, normas y mecanismos para hacerlo?

Mostrando los resultados obtenidos en una tabla resumen, se tiene:

SI	NO
22	13

De los resultados obtenidos se puede decir que la empresa tiene una página web actualizada donde se ofrecen los servicios y carreras que allí se imparten, facilitando su información a través de la comodidad del internet.

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).

Fig. # 1. Estadio de las empresas en el uso de las TIT

 La tabla # 4 permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de lasa TIT.

(*): Aprovechar al máximo debe considerarse que la empresa mantiene relaciones con proveedores, clientes y coopera con otras empresas a través de Internet.

La empresa se ubica en un estadio Número 4 en la cual está conectada, utiliza software especializado, páginas web y comercio electrónico. Y es de Nivel D Aprovecha al máximo las posibilidades y utiliza programas específicos para su desenvolvimiento normal de sus actividades.

6. Conclusiones del tema.

Todo cambio o innovación trae consigo un rechazo como tendencia natural del ser humano al enfrentarse a lo desconocido. Las TICS son un ejemplo concreto de este tipo de cambio, precisamente al interior de las organizaciones y/o empresas. las ventajas reconocibles en torno a las relaciones existentes entre el incremento en la producción y difusión de nuevas tecnologías y las posibilidades que las empresas tienen de acceder a conocerlas y utilizarlas y el conocimiento de los factores endógenos y exógenos que inciden en la apropiación de las innovaciones tecnológicas por parte de las organizaciones, trae a cuenta que los procesos de innovación tecnológica pueden ser entendidos como un proceso de innovación social que moviliza las capacidades de la organización, constituyéndose en una instancia de generación de conocimiento que remite a los saberes que se recrean en diferentes áreas de la empresa, saber ser, hacer, convivir en un proceso dinámico, continuo y acumulativo; que modifica y reelabora las competencias organizativas.

Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de la tecnología son organizaciones que, antes de añadir un componente tecnológico, describen detalladamente cuál será la repercusión para su empresa. así pues, el objetivo debe ser que toda decisión relativa a la tecnología ayude a mejorar la productividad de la empresa, la organización o de uno mismo. 

Otras ventajas que se pueden mencionar son las siguientes: 

·         Apoyar a las pymes y a los empresarios locales para presentar y vender sus productos a través de internet. 

·         Permitir el aprendizaje interactivo y la educación a distancia para los empleados.

·         Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas competencias tales como la integración, el trabajo en equipo, la motivación, la disciplina, entre otros. 

·         Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusión laboral, como teletrabajo.

·         Dar acceso al flujo de conocimientos e información para empoderar y mejorar las vidas de las personas, facilidades, exactitud, menores riesgos, menores costos, entre otros.